Определите цель
О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.
Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий. Конфуций
На самом деле, управлять временем в широком смысле человек не может. Мы можем управлять собой, своей деятельностью. Тайм-менеджмент дает инструменты, позволяющие оптимально организовать работу и отдых. Так как же научиться управлять своим временем?
Как обычно – от простого к сложному.
- Начать можно с повышения личной эффективности. В этой статье мы расскажем, как увеличить скорость выполнения задач и минимизировать прямые потери времени.
- Далее следует научиться планировать, т.е. составлять планы, которые помогают, а не нервируют. Этому будет посвящена наша следующая статья.
- И наконец, научиться выделять главное, чтобы тратить бесценное время жизни на действительно важные вещи. Этому умению человек учится всю жизнь, но и здесь есть несколько простых работающих подходов. Про них мы тоже скоро напишем.
Сразу заметим, что универсальных рецептов, работающих всегда и для всех, не бывает. Помните об основных принципах: ищите то, что помогает именно вам, и не оставляйте усилий, если не получается сразу. Надеемся, что наши советы помогут вам построить свою систему тайм-менеджмента.
Освоение технологий тайм-менеджмента предлагаем начать с повышения личной эффективности. Как научиться делать больше за то же время?
Научиться работать быстрее.
Самый очевидный способ повысить скорость выполнения своих задач – овладеть нужными для этого навыками и умениями. Дясятипальцевая слепая печать или уверенное владение инструментами поиска в системе КонсультантПлюс – это навыки, которые позволят вам работать быстрее. Запланируйте соответствующие курсы, пройдите обучение и постарайтесь как можно чаще использовать полученные навыки, чтобы они стали умениями.
Избавиться от поглотителей времени.
Вы знаете, куда уходит ваше время? Постарайтесь в течение дня записывать все свои дела и их длительность – вести хронометраж. Важно делать записи именно в момент смены деятельности или задачи, чтобы фиксировать картину дня по факту, а не по воспоминаниям. Как вести хронометраж? Как вам удобно. Специалисты советуют использовать для этого обычный блокнот и ручку, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Можно найти подходящее мобильное приложение или отправлять самому себе голосовые сообщения, как только вы переключаетесь на новую задачу.
Главное – дать себе достаточное время для наблюдений, не меньше двух-трех недель, и не лениться в конце каждого дня подсчитывать, сколько времени ушло на каждый вид деятельности. Скорее всего, в результате этих наблюдений вы обнаружите дела, затраты времени на которые хочется уменьшить. Это так называемые поглотители времени. Зависаете в соцсетях? Ввязываетесь в непродуктивные обсуждения? Опаздываете на электричку, а потом ждете следующую? У каждого будет свой список. Хронометраж точно покажет вам масштаб проблемы. Выберите один или два поглотителя и начинайте следить за ними более внимательно, можно даже построить график!
Такое пристальное наблюдение за поглотителями само по себе может привести к уменьшению потерь. Ведя хронометраж, вы вырабатываете чувство времени, ощущение того, насколько эффективно вы его тратите, и это чувство уже не позволит поглотителям обкрадывать вас.
Метод хронометража и отслеживания динамики работает и в обратную сторону! Например, вы хотите получить водительские права. Фиксируйте, сколько времени в день вы тратите на изучение правил дорожного движения и наносите точки на график. Вот увидите, этот показатель начнет расти! Здесь нет никакой магии: вы стали уделять больше внимания конкретной задаче – и дело пошло!
Минимизировать прерывания.
Что еще поглощает наше время? Частые прерывания. Давайте решим простую задачу.
Какой вывод из этого следует? Чем меньше прерываний, тем больше мы успеваем сделать в единицу времени и тем качественнее будет выполнена задача. Как уменьшить количество прерываний?
- Договаривайтесь, чтобы вас не беспокоили в течение определенного времени. Если вы дома, повесьте на дверь табличку «Не беспокоить!». В офисе – выработайте с коллегами общие правила: красный флажок на столе или фиксированные часы, когда никто друг друга не отвлекает.
- Отключайте оповещения. Ничто так не мешает продуктивной работе, как постоянные уведомления и наша привычка моментально на них реагировать. Для чего-то действительно важного можно настроить отдельное оповещение, но таких случаев на самом деле совсем немного.
- Группируйте рутину. Собирайте однообразные мелкие задачи в блоки и выделяйте время на их выполнение.
- Самым важным задачам посвящайте лучшее время. Это всего час-два в день, когда вы можете работать продуктивнее всего.
- Чередуйте время труда и отдыха. Регулярный, ритмичный, запланированный отдых – самое лучшее средство от незапланированных прерываний. После часа-двух работы делайте 10-минутный перерыв. Принцип хорошего отдыха – максимальная смена контекста и вида деятельности. Например, если вы целый час писали курсовую работу, то выйти из-за компьютера и сделать гимнастику для глаз – это отдых, а обновить ленту соцсетей, оставаясь в кресле, – нет.
По материалам книг Г. Архангельского и М. Лукашенко
Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ. Раздел V. Время отдыха
Брук Аллен тридцать лет работал в отрасли ценных бумаг, сначала трейдером, потом управляющим хедж-фонда, а теперь работает над проектом Q54Club. org, помогающим выстроить философию бизнеса и жизни. У меня никогда не получается действовать так, как я должен действовать, по словам других людей, но все же мне удается доводить дело до конца. Не знаю почему, но вот моя главная гипотеза:Я управляю не столько своим временем, сколько своими желаниями. В школе я почему-то никогда не находил время на те домашние задания, которые не хотел делать. Это зашло настолько далеко, что в 1969 году мой учитель математики сказал мне: если я сделаю хоть одно домашнее задание, он поставит мне итоговую оценку лишь на основании тестов — то есть я получу пятерку. Но если я не выполню вообще ни одного задания, то он поставит оценку лишь за домашние задания, то есть выставит единицу. Я решил, что если уж делать только одно задание, то оно должно быть выполнено на таком уровне, что его можно повесить в галерее. Я разбил копилку, потратил большую часть своих сбережений на математический шрифт для родительской печатной машинки IBM Selectric и набрал на ней свои ответы. В студии отца (он был скульптором) я взял фиксатор и сделал свой текст рельефным, а затем прикрепил его на деревянную основу, которую вырезал сам. Учитель был так восхищен, что повесил мое задание себе на шею и ходил с ним так до конца дня. Другие учителя это увидели и все потребовали от меня того же самого — выполнить хоть одно задание. Ничего себе!И до сих пор прежде чем взяться за что-то, чего я делать не хочу, я пытаюсь преобразовать это в то, что мне нравится. В каждой работе есть элемент развлечения. Найдите его — и работа превратится в игру. Вот несколько правил на этот счет. Не беритесь за трудные, скучные и бесполезные делаМой друг Кен Калдейра руководит очень продуктивной лабораторией в Стэнфорде. Он как-то сказал мне, что многие ученые погрязают в очень сложных и эзотерических проблемах, до которых нет дела никому, включая самих этих исследователей. Кен же выбирает только интересные, значимые и легкие проекты. Если вам платят за то, чтобы вы занимались трудными, скучными и бесполезными вещами, вам стоит поговорить со своим боссом. Если вы студент и влезаете в долги ради того, чтобы вас нагружали трудными, скучными и бесполезными заданиями, то возможно, вам лучше бросить учебу. Вы не обязаны заканчивать начатоеНедавно успешный бизнесмен рассказал мне, что уже в зрелом возрасте ему поставили диагноз СДВГ (синдром дефицита внимания с гиперактивностью). Это помогло понять, почему его личная и деловая жизнь превращалась в такой бардак: он всегда начинал что-то и потом бросал, и это приводило окружающих в исступление. Его лечение началось с приема риталина, затем продолжилось в виде поведенческой терапии, а потом его терапией стал его собственный бизнес. Лекарство дало ему отдохнуть от самого себя, а поведенческая терапия помогла переосмыслить свои жизненные обстоятельства. В конце концов он понял, что большинству людей отлично удается закончить начатое, но им очень трудно начать. Поэтому он сам начинает массу дел, а потом отдает свои проекты на завершение другим людям. Они счастливы, он счастлив, и его бизнес реально процветает. Как показывает этот пример, главная проблема СДВГ — не в том, что он у вас есть, а в том, что вас все вокруг за это ненавидят. Подумайте, насколько лучше бы стала жизнь, если бы училки перестали нагружать буйных и неугомонных детей чувством вины, а всего лишь позволили им править миром, когда те будут к этому готовы. Ясное мышление экономит времяЯ как-то спросил Денниса Шашу, математика из Нью-Йоркского университета, как ему удается делать так много и еще успевать помогать так многим людям. Он ответил: «Я сосредоточиваюсь на том, что у меня получается лучше — обычно это обдумывание проблемы, внятное изложение чего-либо или программирование на K». Я тоже стараюсь мыслить ясно, а для проблем, которые нельзя сформулировать словами, я пользуюсь языком APL, предтечей K. Если у вас находится время на других, это экономит ваше собственное времяЧем больше вы делаете для других, тем больше они будут делать для вас. Это экономит вам время. Если подумать, довольно очевидно. Не вритеЖизнь в вымышленном мире утомительна и пожирает массу времени. Не надо, правда. Управляйте людьмиЕсли вы хотите, чтобы ваша жизнь приносила пользу другим людям, тайм-менеджмент имеет смысл лишь в ограниченном числе случаев. У других людей на повестке дня свои потребности и свои текущие возможности. Вам нужно научиться хорошо управлять этими людьми, а время само о себе позаботится. Научитесь говорить «нет», и это позволит вам гораздо чаще говорить «да». Когда-то я попросил друга оказать мне услугу, которая потребовала бы от него потратить шесть часов своего личного времени. Он отказал мне и объяснил в своем письме, что хотя другие люди на его месте сказали бы «У меня нет времени», это было бы неправдой: времени у него ровно столько же, сколько у всех. Но хотя он мог бы сделать то, что я просил, он предпочел потратить свое время иначе. Может, вы и не привыкли к такой прямоте. Но интересно, что если вы начнете общаться с людьми таким честным образом, то это будет скорее укреплять ваши отношения с людьми, чем вредить им. Но не управляйте чужим временемКогда я просил друга кое-что сделать для меня, я пытался дать ему указания, как использовать его время. Когда он ответил «нет», он не указывал мне, как потратить мое время, он лишь объяснил, на что он не хочет тратить свое. И если вы взрослый, перестаньте мучить детей. Мои родители позволяли мне быть ребенком. Они заставляли меня делать домашние дела, но не особо принуждали к чему-либо «ради моей же пользы». К примеру, лето было временем, когда я могу вляпаться в неприятности, выпутаться из них и ничего не рассказывать родителям. Они были не против — главное, чтобы лужайка у дома была в порядке. Диагностическое руководство по психическим расстройствам впервые вышло в 1952 году, как раз когда я родился. Оно было длиной в 130 страниц, в нем перечислялись 106 расстройств. К 1994 году, когда у меня появились дети, оно выросло до 886 страниц и 297 расстройств. Сейчас вышло новое издание, и подозреваю, в нем пока еще нет «Родительской одержимости временем» — и не будет, пока от этой болезни не придумают специальный препарат. Но лечение и так уже есть: просто остановитесь. Списки дел очень помогают, если вы забываете, куда их положилиКогда вы что-то записываете, это здорово для мозга: ваше подсознание больше не зацикливается на этом, вы можете расслабиться, поспать, пойти в кино или еще куда-нибудь. Но проблема с этими списками дел в другом: вы можете почувствовать, что обязаны их выполнять целиком. Мне, к счастью, отлично удается составлять и терять списки. Список помогает мне заснуть с чистой совестью, а утром, когда я не могу найти его, я делаю лишь то, что запомнил, а это обычно самые важные вещи. А еще составляйте списки уже сделанного. Если вы будете отслеживать все, что у вас получилось, то немногое, что осталось, покажется не таким угрожающим. Структурируйте прокрастинациюЯ пишу эту статью, потому что в это время я на самом деле должен был готовиться к презентации. Но меня уже тошнит от мыслей о ней, поэтому я проверил свою почту — вдруг в ней появилась какая-то более интересная задача — и обнаружил письмо от редактора. Вот так и устроена моя жизнь: почти все, чего я добился, произошло потому, что я пытался избежать чего-то другого. Джон Перри, почетный профессор в Стэнфорде, называет это «структурированной прокрастинацией», он даже написал о ней книгу. Когда-нибудь вам стоит прочесть ее — если только вы уже не провалили какой-то дедлайн: тогда вам нужно прочесть ее прямо сейчас. Для чего вообще нужно время?О чем мы вообще говорим? О времени, которое вы проводите в этом мире, так что прежде чем решать, как управлять своим временем, нужно понять, чем вы хотите наполнить свою жизнь. Нельзя иметь все, а значит, если вы на чем-то сосредоточитесь, то с чем-то еще придется расстаться. Если, к примеру, смысл вашей жизни — это вычеркивать сделанные дела из списка, то у вас будет меньше времени на исследование неожиданных возможностей. А если вы скорее исследователь по натуре, то вероятно, вы будете бросать то, над чем работаете, когда услышите призыв броситься в новое приключение.
12 февраля 2014
What can I do to prevent this in the future?
If you are on a personal connection, like at home, you can run an anti-virus scan on your device to make sure it is not infected with malware.
Правильное распределение времени
Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.
Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.
Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.
Распределите задачи по дням
Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.
Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.
Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.
Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.
Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.
Зафиксируйте время выполнения задач
К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.
Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.
<<Форма курс 5-11>>
Следите за регулярностью
Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.
Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:
- Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
- Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
- Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
- Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.
Составьте список дел
Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.
Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.
После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.
